Digitalizacja dokumentów - co to znaczy?

​Z dokumentami w formie papierowej mamy do czynienia co chwilę. Nie musimy nawet prowadzić firmy, by mieć w swoich domowych zasobach teczki z ważnymi świstkami. W środowisku biznesowym mowa jednak o znacznie większych zasobach. W archiwach przedsiębiorstw znaleźć możemy akta pracownicze, księgowe, podatkowe i wiele innych. Na szczęście nie wszystko musi mieć formę papierową. Umowy oraz inną dokumentację możemy z powodzeniem zdigitalizować.

Skanowanie i digitalizacja dokumentów - wejdź do świata nowoczesności

Elektroniczny obieg dokumentacji sprawił, że często możemy w wygodny sposób podpisywać umowy, wymieniać się aktami czy pracować na wspólnych zasobach. Wszystko odbywa się ekspresowo i w komfortowych warunkach. Taka firma zdecydowanie może pochwalić się elastycznością. Zanim jednak będziemy mogli odnotować te wszystkie korzyści, konieczne będzie zmierzenie się z niektórymi wyzwaniami. Masowe skanowanie dokumentacji jest bowiem dość czasochłonnym zajęciem.

Skanowanie dokumentacji a obowiązujące przepisy

Przepisy dotyczące niektórych przechowywanych dokumentów dotyczą także plików w elektronicznych archiwum. To dlatego ważne jest to, żeby pliki były odpowiednio skategoryzowane. Przedsiębiorca wybierający elektroniczną formę zapisu musi przestrzegać RODO. Rozporządzenie nie zabrania skanowania akt, musimy jednak zadbać o to, by właściwie zabezpieczyć w ten sposób powstałe kopie. Profesjonalne skanowanie, indeksowanie i digitalizację dokumentów oferuje m.in. firma Rhenus.

Skanowanie dokumentów z profesjonalistami

Chociaż takie działania mogą wydawać się prostym zadaniem, już na etapie planowania okazuje się, że tak wcale nie jest. Dokumentację trzeba wyjąć z:

• - segregatorów;
• - teczek;
• - koszulek.

Sama czynność skanowania wymaga uwagi i dokładności. Na tym jednak digitalizacja dokumentów się nie kończy. Gdyby pozostawić pliki w takim "nieprzetworzonym" stanie, otrzymalibyśmy jedynie chaotyczny zbiór akt, a przecież nie o to chodzi. Należy m.in. przeprowadzić opis rzeczowy plików.

Czy skanowanie dokumentów się opłaca?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy rozważyć dwie kwestie. Pierwsza wiąże się bezpośrednio z kosztami. Druga z wygodą pracy. Skanowanie dokumentów w wyraźny sposób wpływa na obniżenie kosztów. Znika konieczność fizycznej wysyłki akt, zabezpieczenia ich w teczkach, segregatorach i przechowywania w tradycyjny sposób. Ale firmy decydujące się na digitalizację dokumentów przeprowadzają ten proces nie tylko ze względu na niższe koszty. Drugi powód - zwiększenie efektywności pracy - ma tu kolosalne znaczenie.

Skanowanie akt sprawia, że dostęp do dokumentacji jest ułatwiony. Szczególnie teraz, gdy praca zdalna jest tak popularna, możliwość pracy ze zdigitalizowanymi aktami to w praktyce po prostu codzienna wygoda. Za tego powodu trudno wyobrazić sobie nowoczesną firmę, która nie zdecydowałaby się na chociaż częściową digitalizację swoich zasobów.

Artykuł partnera