„Wirtualny Urzędnik", czyli miasto przyjazne mieszkańcom

Obecnie praktycznie żadne miasto nie może funkcjonować bez własnej strony internetowej. Coraz więcej samorządów chce utrzymywać na bieżąco kontakt z mieszkańcami i oferuje im dołączenie do newslettera, powiadomienia SMS o ważnych wydarzeniach czy kontakt za pośrednictwem mediów społecznościowych. To bardzo dobre rozwiązanie, aby mieszkańcy mogli wiedzieć co dzieje się w ich mieście. Publikowane informacje dotyczą zarówno spraw formalnych, jak i wydarzeń kulturalnych i masowych imprez. Socjolodzy twierdzą, że chociaż jesteśmy częścią globalnej wioski, zmieniamy miejsca zamieszkania i coraz częściej się przeprowadzamy, to jednak chcemy być na bieżąco z wydarzeniami w najbliższej okolicy lub naszym ojczystym mieście. Czasami do powrotu w znane nam rewiry zmuszają nas formalności np. zawarcie ślubu, pogrzeb czy wydanie dokumentów typu dowód osobisty czy prawo jazdy. Aby rozwiązać te kwestie i dowiedzieć się więcej, w pierwszej kolejności warto udać się na stronę internetową placówki odpowiedniej dla podejmowanej przez nas sprawy. Przeszukując stronę możemy natknąć się na „Wirtualnego Urzędnika”, na czym polega to rozwiązanie i w jakim celu jest stosowane?

W jakim celu warto wdrożyć Wirtualnego Urzędnika?

Wirtualny urzędnik to ukłon przede wszystkim w stronę mieszkańców. Żaden urząd nie ma obowiązku wdrożenia tego rozwiązania, jednak jest to bardzo dobrze postrzegane, szczególnie przez młodych petentów. Wirtualny urzędnik niesie ze sobą wiele zalet, zarówno dla osób, które będzie obsługiwał, jak i urzędników, którzy będą mieli styczność z mniejszą ilością interesantów. Obecność urzędnika online skutecznie redukuję liczbę połączeń telefonicznych, a także zapytań złożonych mailowo.

Wirtualnego urzędnika bardzo łatwo wtopić w witrynę. Przyjazny interfejs z kolei zachęca do kontaktu. Dzięki przyjaznemu avatarowi użytkownik ma wrażenie jakby rozmawiał z prawdziwą osobą. Wirtualny Urzędnik pozwala dołączyć miastom do elity samorządów, myślących o udogodnieniach dla swoich mieszkańców. Aktywny samorząd to korzyści nie tylko praktyczne, ale także wizerunkowe. Miasta, które wdrożyły to rozwiązanie mogą razem pracować nad ulepszeniem wirtualnego urzędnika, wymieniać się doświadczeniami i dalszymi pomysłami na rozwijanie kontaktu na linii miasto-mieszkańcy. Wirtualny urzędnik pozwala na uniknięcie kosztownych zmian związanych z przebudową strony www. Można go na niej umieścić w formie landing page, wysuwanego okienka z chatem lub ukryć pod odpowiednim przyciskiem. Warto jednak umieścić wirtualnego urzędnika w widocznym miejscu, aby mieszkańcy mogli szybko go odnaleźć.

Korzyści dla mieszkańców

Wirtualny urzędnik pozwala na niemal natychmiastowe uzyskanie odpowiedzi. Asystent online jest również bardzo kompetentny, posiada wgraną bazę danych, która obsługuje wszystkie pytania związane z daną instytucją. Ponadto narzędzie pozwala uniknąć wizyty w urzędzie, bezpośredniego kontaktu lub pomaga się do niej odpowiednio przygotować. Strony gmin i miast zawierają zazwyczaj bardzo dużo treści i wyszukiwanie interesujących nas tematów bywa utrudnione. Aby nie błądzić po różnych zakładkach witryny, załącznikach i rozporządzeniach możemy skorzystać z natychmiastowej pomocy. Wystarczy zadać pytanie lub wpisać krótką frazę, aby otrzymać podpowiedź. Wirtualny urzędnik jest w stanie obsłużyć wszystkich pytających, nawet w tym samym czasie. Dzięki sprawnemu systemowi rozwiązanie naszego zagadnienia otrzymujemy w ciągu kilku sekund.