Niszczarka dokumentów – czy warto mieć ją w biurze?

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nałożyło na przedsiębiorców sporo nowych wymogów dotyczących przetwarzania danych. Jednym z nich jest ich anonimizacja po określonym czasie – a to tylko jedna z wielu sytuacji, w których konieczne jest niszczenie dokumentów. Czy warto zatem wyposażyć się w niszczarkę do biura? A może będzie ona zbędnym wydatkiem? Odpowiadamy!

Ile dokumentów może jednocześnie zutylizować niszczarka do dokumentów?

Aby w pełni zrozumieć przydatność niszczarki do papieru, warto przyjrzeć się bliżej temu, jak działa. Niszczarka to urządzenie wyposażone w wąski otwór, który po wsunięciu w niego dokumentów, tnie je na paski – małe ścinki, wizualnie przypominające wiórki. Zależnie od modelu, niszczarka do dokumentów może jednocześnie ciąć jedną kartkę, kilka lub kilkanaście, przy czym robi to automatycznie; zadaniem użytkownika jest tylko jej włączenie i wsunięcie papieru do otworu.

Ze względu na konieczność ręcznego „podawania” dokumentów niszczarce, urządzenie sprawdza się do niszczenia ich niewielkiej ilości. Trudno bowiem wyobrazić sobie cięcie w taki sposób całej zawartości kartonów pełnych archiwalnych papierów; osoba odpowiedzialna za ich utylizację spędziłaby mnóstwo czasu na samym wsuwaniu papierów w otwór i wysypywaniu ścinków z zapełnionego nimi pojemnika.

Alternatywne metody utylizacji dokumentacji

Jeśli wciąż masz dylemat i zastanawiasz się, czy niszczarka dokumentów może przydać ci się w codziennej pracy, weź pod uwagę również alternatywne sposoby utylizacji niepotrzebnych już papierów. Nie ulega bowiem wątpliwości, że archiwalne dokumenty należy niszczyć - szczególnie te, na których widnieją dane osobowe. Gdyby wpadły w niepowołane ręce, mogłoby dojść do ujawnienia istotnej tajemnicy firmowej albo udostępnienia wrażliwych danych klientów, co wiąże się z ogromnymi karami finansowymi dla przedsiębiorstwa nakładanymi przez UODO.

Jeśli zrezygnujesz z zakupu niszczarki do papieru, pozostają ci trzy, tradycyjne metody utylizacji zbędnych dokumentów.

• Ręczne rwanie papieru – bez wątpienia czasochłonne, wiąże się bowiem z koniecznością dokładnego porwania każdej kartki na kawałki na tyle małe, by pozostały nieczytelne. Wystarczy już kilkadziesiąt niepotrzebnych CV, by proces ten stał się żmudny i męczący.
• Cięcie dokumentów nożyczkami – nieco wygodniejsze od ręcznego rwania dokumentów, ale wciąż czasochłonne.
• Outsourcing likwidacji dokumentacji biurowej – rozwiązanie, w przypadku którego przedsiębiorca zleca innej firmie niszczenie dokumentów. Dostaje wówczas do dyspozycji kontener biurowy, tak zabudowany, by nie było widać jego zawartości, wyposażony u góry w wąski otwór do wrzucania papieru. W małym i średnim przedsiębiorstwie zapełnienie go mogłoby zająć wiele miesięcy, w związku z czym to również nie jest najlepsze rozwiązanie. Będzie jednak idealne do dużych firm, w których stale operuje się bardzo dużą liczbą akt.

Kiedy przydaje się niszczarka do papieru?

Na podstawie powyższych informacji nietrudno o wniosek, że niszczarka do dokumentów z pewnością przyda się w małych i średnich przedsiębiorstwach. Może sprawdzić się również w dużej firmie z kilkoma oddziałami, pod warunkiem, że każdy z nich operuje raczej niewielką ilością dokumentacji. Niszczarka to także dobra propozycja do każdego biura, w którym zdecydowana większość informacji jest przechowywana cyfrowo.

Niszczarka do biura to najwygodniejsza metoda na jednoczesną utylizację kilku, kilkunastu czy kilkudziesięciu stron, sprawdza się zatem przy bieżących porządkach. Jest przy tym niewielkim urządzeniem; niektóre modele mogą być chowane w szufladzie, gdy akurat nie są potrzebne.

Niszczarka dokumentów – czy tylko do papieru?

Co ciekawe, najlepsze modele niszczarek umożliwiają również utylizację elektronicznych nośników danych, a także plastikowych kart dostępu. Tak wyposażone urządzenia nie są dużo droższe od modeli podstawowych, w związku z czym warto się na nie zdecydować, wybierając niszczarkę do użytku biurowego, by była naprawdę funkcjonalna.

W wielu przypadkach, warto zatem kupić do swojego biura niszczarkę papieru. Przed zakupem polecamy jednak porównać ze sobą co najmniej kilka modeli, by wybrać ten najbardziej efektywny, urządzenia różnią się bowiem m.in. liczbą stron, które mogą pociąć w danym czasie.

Artykuł partnera