RODO w biurze rachunkowym – jakie zagrożenia niesie brak opracowanych procedur?

​Ochrona danych osobowych to obowiązek wszystkich przedsiębiorstw. O przestrzeganie RODO muszą dbać zarówno firmy, zatrudniające pracowników, jak i te, które ich nie zatrudniają. Dziś sprawdzamy, jak wdrożyć odpowiednie procedury i co nam grozi, jeśli o nie nie zadbamy.

Przestrzeganie RODO w biurze rachunkowym - dlaczego to takie ważne?

Musimy pamiętać, że zaniedbania na tym polu oznaczają srogie kary. Mówi o tym m.in. artykuł 83 RODO. Zgodnie z jego treścią kary za nieprzestrzeganie RODO mogą sięgać nawet 200 mln euro albo 4 procent rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego. Na polskim gruncie stosuje się raczej niższe kary. Nadal są jednak na tyle wysokie, że absolutnie nie opłaca się zaniedbywać kwestii ochrony danych osobowych. Odpowiednio wypracowane procedury uchronią biuro rachunkowe także przed stratami o charakterze wizerunkowym. W końcu zaufanie klientów również ma wpływ na powodzenie biznesu.

RODO do biura rachunkowego z pracownikami i bez pracowników

Biuro rachunkowe musi zadbać o bezpieczeństwo różnorodnych informacji. Są to m.in. dane osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenie i umowę o dzieło. Ochronie powinny podlegać także dane osób fizycznych, zawarte na fakturach. Co zrobić, żeby rzetelnie zatroszczyć się o te sprawy? Biuro rachunkowe zmuszone jest realizować konkretne obowiązki, do których zaliczymy zadbanie o m.in.:

1. odpowiednio sformułowaną umowę przetwarzania danych osobowych;
2. rejestr umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
3. politykę clean desk;
4. listę kontrolną;
5. rejestr kategorii przetwarzania;
6. ewidencję osób, które są upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

Ważne jest także odpowiednie sformułowanie właściwych klauzul informacyjnych oraz wykreowanie odpowiedniej polityki ochrony danych osobowych. Warto zaznaczyć też, że biuro rachunkowe musi zapewnić zarówno ochronę danych techniczną, jak i formalną.

Jak poradzić sobie z obowiązkami, jakie nakłada na nas RODO?

Wyżej wspomniane obowiązki nadal nie wyczerpują tematu, bo biuro rachunkowe musi zadbać także o inne dokumenty. Jeśli zależy nam na tym, żeby wszystkie takie akta zostały przygotowane solidnie, rozważmy nawiązanie współpracy z Radcą Prawnym, który specjalizuje się w RODO.

Kompletowanie akt i realizacja konkretnych procedur wymaga więc rzetelnej, rozległej wiedzy i dokładności. Nie da się ukryć, że są to czasochłonne działania, wymagające pełnej uwagi. To ważny obowiązek, toteż warto rozważyć profesjonalną pomoc. Mogą nią być np. specjalne zestawy dokumentacji, oferowane przez doradców, specjalizujących się w projektowaniu procedur, usprawniających działanie firmy, w zarządzaniu finansami i w analizowaniu danych finansowych. Taką pomoc oferuje m.in. Kalkulator Księgowy. Przedsiębiorstwa, które specjalizują się w takich działaniach, oferują także inne rodzaje pomocy, m.in. pakiety, ułatwiające przekształcenie leasingu operacyjnego na leasing finansowy, analizy cash flow.