XTRF - automatyzacja pracy biura tłumaczeń

Usystematyzowane sterowanie pracą biura tłumaczeniowego jest podstawą sukcesu i warunkiem stabilizacji pozycji firmy na rynku. Popyt jest ogromny, ale proporcjonalnie do potrzeb rośnie liczba usługodawców, z których każdy stara się wyprzedzić o krok swoich konkurentów. Jakich narzędzi potrzebuje kierownik, aby prawidłowo i bez nadmiernego stresu móc zarządzać projektem?

Realizacja zlecenia ma wiele wymiarów

Długoterminowa strategia wymaga stworzenia pewnych stałych procedur postępowania, aby przy każdym nowym zleceniu nie można zaczynać wszystkiego od początku. Zatrudnianie sztabu fachowców od sprzedaży, administracji oraz prowadzenia księgowości byłoby po prostu nieopłacalne. To wymagałoby podniesienia cen za usługi, a w dobie bezkompromisowego dumpingu, taki manewr zniechęci choćby najbardziej wiernych klientów.

Aby wszelkie zapleczowe działania niezwiązane bezpośrednio z wykonywaniem usług przekładu zostały usystematyzowane, potrzebna jest automatyzacja pracy biura tłumaczeń. Pozwala to znacznie skrócić czas poświęcany na wyszukiwanie klientów, wyceny zleceń, wystawianie faktur i wszelkie inne tego typu rutynowe procedury. Od czego zacząć?

Automatyzacja pracy biura tłumaczeń

Współczesna technologia pozwala na zarządzanie biurem z jednej wirtualnej platformy. Dzięki temu kierownik projektu może z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie przydzielać zadania, wystawiać rachunki oraz błyskawicznie dokonywać wyceny według ustalonych kryteriów. Biorąc pod uwagę specyfikę branży usług językowych, stworzono specjalny program o nazwie XTRF, przeznaczony do automatyzacji pracy biura tłumaczeń. Jakie są jego możliwości?

Narzędzie do zarządzania procesami XTRF

XTRF jest programem ułatwiającym sprawną organizację działań firmy w wielu obszarach. Jest to narzędzie coraz powszechniej stosowane nie tylko w biurach usług językowych, ale również w sektorach tłumaczeń średnich i dużych firm oraz wielkich korporacji. XTRF umożliwia usystematyzowanie rutynowych czynności zapleczowych związanych ze zleceniem na każdym etapie realizowania projektu.

Program XTRF został napisany w technologii Java. Stanowi wirtualną platformę, na której można zarządzać projektem praktycznie z każdego komputera i w każdym miejscu z dostępem do sieci internetowej. Możliwości programu są bardzo rozbudowane.

Możliwości programu XTRF

Program daje łatwy dostęp do niemal wszystkich poziomów zarządzania procesem tłumaczeń. Pozwala między innymi na:

• budowanie baz klientów,
• przechowywanie baz tłumaczy z określeniem kategorii w których są specjalistami,
• analizę przepływów finansowych,
• automatyczną wycenę zleceń,
• tworzenie faktur, a także kontrolę wypłaconych należności,
• dostęp do specjalistycznych słowników,
• korespondencję elektroniczną z klientami.

Wszystkie dane zapisywane są w chmurze, co eliminuje potrzebę posiadania przez biuro stałej siedziby i zewnętrznego archiwum. Dostęp do zasobów firmowych jest możliwy 24 godziny na dobę. Aby dostać się na platformę, należy posiadać hasło i login. Wrażliwe dane, zarówno klientów, jak i firmy, są dzięki temu zabezpieczone.

Więcej na https://www.xtrf.eu/xtrfacademy/